WOODLANDS ADVISORY
Anwendungsfälle · Mittelstand Backoffice

KI-Agenten für das Backoffice im Mittelstand. Ihr Team bearbeitet nur noch Ausnahmen.

Rechnungsprüfung, Lieferantenangebote, Bewerbungen, Vertriebsanfragen und Kundenservice: Der Agent liest, gleicht ab, fragt nach und bereitet vor. Ihre Mitarbeiter entscheiden dort, wo eine Entscheidung ansteht.

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01Rechnungsprüfung

Die Buchhaltung prüft nur noch Ausnahmen.

Rechnungsprüfung gegen Bestellungen automatisieren

  1. EingangRechnung Bestellung
  2. KI-Agent
  3. AusgangFreigabe
Ausgangslage
Rechnung öffnen, Bestellung suchen, Positionen vergleichen, Freigabe einholen. Und das für jede einzelne Rechnung.
Was der Agent übernimmt
Die KI liest eingehende Rechnungen, gleicht Positionen und Beträge mit den Bestellungen ab, erkennt Abweichungen und legt korrekte Rechnungen zur Freigabe vor.
Ergebnis
Ihre Buchhaltung bearbeitet nur noch Ausnahmen.
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02Lieferantenangebote

20 Angebote rein. Eine Entscheidung raus.

Lieferantenangebote automatisch vergleichen

  1. EingangLieferanten-PDFs
  2. KI-Agent
  3. AusgangPreisvergleich
Ausgangslage
Lieferantenangebote öffnen, Preise und Konditionen abtippen, in Excel vergleichen. Das kostet Ihren Einkauf bei jeder Ausschreibung Zeit.
Was der Agent übernimmt
Unser Einkaufs-Agent liest alle eingehenden Angebote, extrahiert Preise, Lieferzeiten, Mengen und Konditionen und stellt sie einheitlich gegenüber.
Ergebnis
Aus 20 PDFs wird eine vergleichbare Entscheidungsgrundlage.
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03Bewerbungen vorsortieren

Bewerbungen rein. Shortlist raus.

Bewerbungen vorsortiert als strukturierte Shortlist

  1. EingangBewerbungen
  2. KI-Agent
  3. AusgangShortlist
Ausgangslage
HR verbringt Tage damit, Lebensläufe zu lesen und Bewerber von Hand zu vergleichen.
Was der Agent übernimmt
Unser Recruiting-Agent liest eingehende Bewerbungen, extrahiert Qualifikationen, gleicht sie mit der Stellenbeschreibung ab, zeigt fehlende Anforderungen und erstellt eine strukturierte Shortlist.
Ergebnis
HR bearbeitet nur noch die Kandidaten, bei denen eine Entscheidung ansteht. Die Entscheidung bleibt beim Menschen.
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04Vertriebsanfragen

Kein Lead bleibt mehr liegen.

Anfragen sofort qualifizieren und Termine buchen

  1. EingangNeue Anfrage
  2. KI-Agent
  3. AusgangGebuchter Termin
Ausgangslage
Leads gehen verloren, weil Anfragen zu spät beantwortet oder nicht nachverfolgt werden.
Was der Agent übernimmt
Unser Sales-Agent liest neue Anfragen, qualifiziert den Lead, recherchiert das Unternehmen, beantwortet Standardfragen und bucht einen Termin oder übergibt an den Vertrieb.
Ergebnis
Ihre Vertriebler führen Gespräche statt Lead-Administration.
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05Kundenservice

Standardfragen erledigt. Sonderfälle beim Team.

Kundenservice automatisch vorqualifizieren

  1. EingangE-Mail Chat
  2. KI-Agent
  3. AusgangNur Sonderfälle
Ausgangslage
Ihr Service beantwortet jeden Tag dieselben Fragen, per E-Mail und im Chat.
Was der Agent übernimmt
Unser Service-Agent bearbeitet eingehende Anfragen, beantwortet Standardfragen aus Ihrer Wissensbasis, fordert fehlende Angaben an und eskaliert nur Fälle, die einen Mitarbeiter brauchen.
Ergebnis
Ihre Mitarbeiter bekommen nur noch Fälle, die eine menschliche Entscheidung erfordern.
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Vorgehen

Vom Anwendungsfall zum kontrollierten Agenten.

Ein Anwendungsfall ist ein Startpunkt, keine Standardlösung. Ob und wie er in Ihrem Unternehmen trägt, entscheidet sich an Prozess, Daten, Schnittstellen und Zuständigkeiten, nicht am Modell.

Prüfen
Das AI Discovery & Process Design Assessment klärt, ob und unter welchen Voraussetzungen Ihr Prozess für einen KI-Agenten geeignet ist. Ein vorheriges Assessment ist keine Pflicht.
Umsetzen
Eine Abteilung. Ein Prozess. Ein Agent. Eine Anbindung. Der Go-Live erfolgt nur auf Ihre Entscheidung.
Kontrollieren
Kontrolle vor Ausführung, nicht Protokollierung danach. Freigaben, Rechte und Nachweise sind Teil der Architektur.
Modellneutral
Die Modellwahl folgt Ihrem Prozess und Ihren Vorgaben, nicht einem Anbieter: Anthropic, OpenAI, Microsoft, Google, Mistral, selbst betriebene Open-Source-Modelle.
Leistungen dazu
Weitere Bereiche

Anwendungsfälle aus anderen Bereichen.

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